Представительство и филиал: что выбрать и чем отличаются риски и возможности

Компания растет. Сначала работали только в своем городе, потом появились клиенты в соседних регионах, а теперь без постоянного присутствия там не обойтись. Знакомо?

Многие думают, что разницы почти нет. Ну подумаешь, название разное. На деле выбор формы обособленного подразделения определяет, чем именно сотрудники будут заниматься, какие договоры заключать и сколько налогов платить.

В статье разложим по полочкам, чем отличаются эти формы подразделений, какие документы придется готовить, кто за что отвечает, и как юрист может снять с вас головную боль.

Филиал и представительство: в чем принципиальная разница

По закону и филиал, и представительство – не отдельные юрлица, а части головной организации. У них нет своих учредителей, уставного капитала, они не могут сами отвечать по долгам. Все, что они делают, – осуществляют деятельность самой компании, просто в другом месте.

Но задачи у них абсолютно разные.

Представительство

Это как витрина. Оно показывает товар лицом, договаривается с партнерами, участвует в выставках, собирает заказы. Но продавать через витрину нельзя. Представительство не отгружает продукцию, не оказывает услуги, не выставляет счета.

Его цель – довести информацию о фирме до клиента, чтобы он захотел купить. А сам договор купли-продажи подписывается уже головным офисом.

Филиал

Как завод, магазин, офис обслуживания или т.п. Он делает то же, что и головная компания: производит, торгует, чинит, перевозит.

У него могут быть свои кассы, склады, расчетные счета. Он сам отгружает товар и получает деньги. Его цель – прибыль.

Короткое резюме: представительство тратит, филиал зарабатывает.

Сравнительная таблица

Отличия удобнее всего показать в сравнении. По основным критериям  сразу видно, какая форма решает ваши задачи.

Когда с выбором определились, остается открыть подразделение.

Как открыть филиал или представительство: пошагово

Процедура для обеих форм одинаковая. Разница лишь в том, что вы пропишете в положении.

Шаг 1. Решение собственников

Если у организации один владелец, он подписывает решение единолично. Если несколько – собирайте общее собрание. За открытие должны проголосовать не менее двух третей, если устав не требует большего.

Шаг 2. Положение о подразделении

Главный документ. В нем указываете:

• название и адрес;
• какие задачи решает подразделение;
• кто им руководит и какими полномочиями наделен.

Положение утверждает руководитель головной компании.

Шаг 3. Вносим изменения в устав и ЕГРЮЛ

Филиал и представительство должны быть видны государству. Подаете в налоговую заявление по форме Р13014, прикладываете решение и новую редакцию устава (если меняли). Срок – 7 рабочих дней после принятия решения.

Шаг 4. Руководитель и доверенность

Директора филиала или представительства назначаете приказом. Но приказ – это внутренняя бумага. Для контрагентов, банков и судов нужна доверенность. Без нее директор – просто менеджер, который не вправе подписывать договоры.

Шаг 5. Постановка на учет

Уведомлять налоговую о постановке подразделения на учет не нужно. ФНС сама это сделает по его адресу, как только получит сведения из ЕГРЮЛ.

Ответственность

Распространённый миф: «филиал сам отвечает по своим долгам». На деле его имущество – это имущество компании. Активы не разделены.

Если филиал набрал кредитов, не заплатил поставщикам или проиграл суд, то претензии направляют в головной офис. Приставы могут арестовать счета головной компании, забрать ее оборудование, даже если оно находится за тысячи километров от проблемного филиала.

Для иностранных организаций это критично: открывая филиал в России, они автоматически соглашаются на то, что по его обязательствам ответит вся зарубежная корпорация всем своим имуществом.

Особенности для иностранных компаний: аккредитация

Если головной офис зарегистрирован за рубежом, просто внести запись в ЕГРЮЛ недостаточно. Нужна аккредитация.

Представительство иностранного юрлица аккредитуют обычно на один год. Его главная задача – изучать рынок, налаживать контакты, продвигать бренд. Коммерческая деятельность запрещена. Иностранное представительство не может продавать товары или услуги в России, даже если очень хочется.

Как открыть филиал иностранной компании в России

1. Перевести и легализовать документы.
   Решение головного офиса об открытии филиала, положение о нем, учредительные документы – все нужно апостилировать (или легализовать) и перевести на русский. Перевод заверяется нотариально.

2. Подать документы в ФНС.
   Сейчас аккредитацией занимается налоговая служба. Раньше это делали другие ведомства, теперь все централизовано. Документы можно направить электронно.

3. Поставить филиал на учет в фондах.
   После аккредитации нужно зарегистрироваться в Социальном фонде и ФОМС — иначе нельзя нанимать сотрудников.

4. Продлевать аккредитацию (для представительств).
   Требуется ежегодно предоставлять новый пакет документов. Филиалы могут получить бессрочный статус, если обоснуют необходимость.

Что реально можно (и нужно) делегировать юристу

Открытие подразделения – процесс формальный. Но на практике даже незначительное отступление от требований оборачивается отказом в регистрации или признанием сделок недействительными.

Передайте юристу следующие задачи и займитесь бизнесом:

• Подготовка решений и положений.
  Юрист проверит, нет ли в уставе ограничений, правильно ли сформулированы полномочия руководителя, не противоречат ли пункты друг другу.

• Подача документов в ФНС.
  С электронной подписью заявителя юрист может отправить заявление онлайн без нотариуса и визита в инспекцию. Срок регистрации 3 рабочих дня.

• Легализация и перевод документов для иностранных компаний.
  Юрист составит список того, что нужно переводить полностью, а что можно выписками, подскажет, где ставить апостиль и как заверить перевод у нотариуса.

• Консультация по налоговым рискам.
  Особенно важно для иностранцев: филиал почти всегда признается налогообязанным лицом в России. Значит, придется платить налог на прибыль и сдавать отчетность. Представительство таких рисков не несет, если, конечно, не начнет торговать.

• Постановка на учет в фондах.
  После аккредитации нужно без промедления зарегистрироваться в СФР и ФОМС. Юрист подготовит уведомления и проследит за сроками.

Что выбрать: филиал или представительство

Здесь нет универсального ответа. Все зависит от того, зачем вам вообще нужно подразделение.

Выбирайте филиал, если:

• планируете производство, оптовую или розничную торговлю;
• будете оказывать услуги на месте;
• нужен свой расчетный счет и отдельный баланс;
• готовы платить налоги по месту нахождения филиала;
• для иностранной компании – настроены на долгосрочную прибыльную работу в России.

Выбирайте представительство, если:

• нужно изучить новый рынок, найти партнеров;
• компания хочет повысить узнаваемость бренда;
• не планируется продаж с этого адреса;
• бюджет ограничен, представительство дешевле содержать;
• для иностранной компании – требуется легальное присутствие без коммерции.

Выводы:

• Представительство – визитная карточка. Показывает, рекламирует, договаривается. Продавать не может.
• Филиал – такие же руки компании, просто в другом городе. Производит, торгует, зарабатывает.
• Обе формы не являются юрлицами и не отвечают по долгам сами.
• Открытие требует решения собственников, положения, изменений в ЕГРЮЛ и доверенности на руководителя.
• Иностранным компаниям нужна аккредитация, а для представительств еще и ежегодное продление.
• Юрист берет на себя документы, легализацию, общение с ФНС и фондами. Ваше дело – выстраивать стратегию.

Расширение бизнеса – всегда риск. Но правильная форма подразделения превращает риск в просчитанный шаг. А просчитанный шаг – в прибыль.