Факсимиле: что это и где используется?

Факсимиле — это воспроизведение подписи. Российское законодательство рассматривает его как аналог собственноручной подписи.

Поэтому такая подпись может использоваться при оформлении документов также, как и собственноручная подпись. Однако возможности ее применения ограничены. На практике часто возникают вопросы относительно того, какие документы могут подписываться факсимиле, а какие нет.

Порядок использования факсимиле законодательством четко не установлен, поэтому соглашение сторон остается единственным способом «узаконить» применение факсимиле в документах, и то не всегда.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении отдельных бухгалтерских и налоговых документов (например, заявлений и обращений), продолжаются. Это объясняется тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Налоговое ведомство четко придерживается точки зрения, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя. Объясняется это тем, что по законодательству о бухгалтерском учете первичные документы принимаются к рассмотрению и учету, если содержат, в том числе, личные подписи ответственных лиц. Указываются именно личные подписи. Это позволяет сделать вывод, что в этих документах использовать факсимильное подписание нельзя.

Также его нельзя ставить на доверенностях, платежных и иных документах, которые влекут финансовые последствия, например, актах о приеме работ и счетах-фактурах. Данное положения прямо зафиксировано в Письме МНС от 01апреля 2004 года за N 18-0-09/000042@.

Вторичные документы

Часто возникают вопросы, а можно ли ставить факсимиле на документации, носящей вторичный характер, которая является приложением и/или дополнением к договору или официальному бланку организации.

Для того, чтобы придать законность факсимиле на таких документах, нужно, во-первых, оговорить такое право в тексте основного договора или во внутреннем документе компании, и во-вторых, документы не должны быть финансовыми. В противном случае допсоглашения могут быть признаны ничтожными. И при возникновении судебных споров на них нельзя будет ссылаться.

Трудовые договоры

Законность подписи в форме факсимиле при оформлении трудовых договоров относится к спорным вопросам. Прямого указания на возможность такого подписания, также, как и на запрет нигде не содержится.

Но поскольку трудовые контракты относятся к договорным отношениям и оформляются договорами, то они могут быть подписаны со стороны организации факсимиле при условии, что в тексте документа содержатся конкретный пункт, говорящий о возможности такого подписания, и стороны с этим согласны.

При этом существуют рекомендации, не использовать факсимильное подписание в трудовых соглашениях.

Но сразу отметим, что вне зависимости от подписи, трудовой контракт считается заключенным, если работник вышел на работу и приступил к выполнению своих обязанностей по поручению работодателя.

Где же ставятся факсимиле

Часто такая подпись используется на различных рассылаемых компанией приглашениях и копиях документов.

Если руководство компании принимает решение об использовании факсимиле для подписания, то необходимо составить перечень тех документов, на которые будет проставляться такая подпись. Перечень должен быть утвержден в порядке, предусмотренном уставными документами компании и находиться в полном соответствии с действующим законодательством.

Важно иметь ввиду, что при возникновении спорных вопросов относительно правомерности применения факсимиле на документе, их придется решать в судебном порядке.